Para alcançar o sucesso no mundo dos negócios, as organizações e instituições passam por auditoria empresarial de tempos em tempos, principalmente para identificar possíveis falhas e/ou melhorias, bem como apresentar as demonstrações financeiras.

Esse procedimento trata de diversos fatores e segmentos relacionados a uma empresa, nos quais são feitos exames e avaliações com objetivo de implementar boas práticas e manter as contas em dia.

Assim, os registros financeiros podem apresentar, de forma abrangente e precisa, todas as transações internas e externas, envolvendo os mais diferentes setores, empregados, parceiros empresariais e fornecedores, de modo a fiscalizar os processos e otimizá-los.

A auditoria empresarial pode ser conduzida internamente, por funcionários capacitados da própria organização, ou com a contratação de uma empresa externa que reúne profissionais especializados e de diferentes áreas, como:

  • Administração de empresas
  • Contabilidade;
  • Economia;
  • Direito previdenciário.

Quando se trata de auditorias externas, realizadas por escritórios com finalidades direcionadas para esse tipo de serviço, o resultado final é apresentado em forma de relatório.

Esse documento pode ser divulgado de forma ampla, sem qualquer tipo de ressalva, o que significa que os auditores não identificaram nenhuma distorção ou problema relevante como resultado da revisão das demonstrações financeiras.

Por outro lado, uma auditoria empresarial de decapagem quimica, por exemplo, pode incluir uma revisão de planilhas e demonstrativos financeiros, além de verificar os controles internos de uma organização.

As empresas que empregam auditorias internas utilizam esses processos como uma ferramenta gerencial para realizar melhorias na aplicação de investimento, as parcerias comerciais e fornecedores, além de atividades de logística e distribuição para o mercado consumidor.

Inclusive, há aquelas que aplicam ambas as auditorias, de modo a manter todos os fluxos funcionando adequadamente e para que o olhar externo identifique outras melhorias que podem ser aplicadas.

Noções básicas sobre auditoria empresarial

De acordo com o tamanho de uma empresa, e a apresentação de documentos relacionados a pagamento de taxas e impostos, pode ocorrer a necessidade de uma auditoria empresarial de forma anual sobre questões financeiras.

Isso inclui processos como demonstração de resultados e fluxo de caixa, além do balanço patrimonial devidamente relacionado com um CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica), e todos os processos envolvidos.

Em determinados casos, os credores exigem os resultados de uma auditoria empresarial externa anual, para que possam compartilhar sobre compromissos de dívida e regularização junto à Receita Federal.

As regras se aplicam para auditorias de empresas de capital aberto, assim como determina a Lei número 11.638, publicada e regulamentada no ano de 2007.

Além da legislação vigente, os padrões para auditorias externas seguem uma regulamentação estabelecida por organizações nacionais e internacionais, como:

  • Banco Central;
  • Comissão de Valores Mobiliários;
  • Superintendência de Seguros Privados;
  • Secretaria de Previdência Complementar.

Para determinadas empresas, como fábricas que utilizam aventais descartáveis, a auditoria empresarial é um requisito legal devido aos incentivos recebidos por programas governamentais, demonstrando que não há qualquer tentativa de fraude.

9 dicas de implementação de auditoria empresarial

De maneira apropriada, a auditoria empresarial deve ir além de uma verificação rápida sobre o controle de qualidade ou os demonstrativos financeiros apresentados em relatórios técnicos voltados apenas para o setor contábil.

Na verdade, as 9 dicas a seguir servem como uma ferramenta para implementação de melhoria contínua nos processos relacionados a um negócio empresarial.

1.   Defina um objetivo de forma clara

Quanto mais claro o objetivo, mais valiosa se torna a auditoria de uma empresa. Com clareza é possível identificar o que toda a organização deseja alcançar, criando um plano sólido e tornando todo o processo mais fácil.

Por isso é preciso saber o que fazer, identificar os motivos para a realização da auditoria empresarial e definir pela procura de melhores processos de trabalho, redução de riscos ou corte de custos.

2.   Crie apoio e estabeleça autoridade

Uma empresa que desenvolve sacolas personalizadas para loja pode ter uma auditoria empresarial que vai além do controle de qualidade.

Para isso, é preciso criar um suporte integrado em toda a organização, indo desde a gerência sênior até o chão de fábrica e, se possível, incluir as parcerias empresariais, fornecedores e, em alguns casos, até mesmo os clientes.

Uma maneira de alcançar isso é nomear um auditor com influência ou autoridade suficiente. Uma empresa especializada ou uma equipe interna que seja aberta, honesta, diplomática, culturalmente sensível, perseverante e resoluta.

3.   Priorize dados e informações relevantes

As auditorias envolvem avaliar um volume de dados e informações da empresa. Para manter o controle sobre tudo, é importante definir as prioridades.

De forma determinante, é preciso identificar quais os componentes do processo, ou riscos, que exigem atenção imediata conforme os objetivos da auditoria.

4.   Faça as perguntas certas

Para alcançar o sucesso da auditoria de uma empresa de equipamentos para laboratórios, por exemplo, é preciso pensar em perguntas certas e em processos de averiguação mais detalhados.

De forma pensada e estudada cuidadosamente, as questões devem ser aplicadas a partir de estágios iniciais do planejamento.

Assim, fica mais fácil entender em qual situação a empresa se encontra, quais os processos que são executados do início ao fim, e quais os principais gargalos e áreas problemáticas ou de risco para toda a organização.

5.   Identifique as partes interessadas

Identificar as partes interessadas em uma auditoria permite determinar o escopo do planejamento, e verificar quanto tempo será necessário para conversar com todos os envolvidos.

As partes interessadas podem levar em consideração o número de funcionários, os departamentos e os locais que existem dentro da organização.

6.   Seja grato e construtivo

Para manter a motivação e evitar qualquer sensação de pavor, as empresas devem instituir um clima de agradecimento, mantendo uma cultura construtiva como estratégia do planejamento de auditoria empresarial.

Isso envolve perguntar sobre interesses e assuntos positivos, que possam incentivar a equipe a pensar em maneiras de mudar e melhorar ainda mais os processos ou procedimentos internos.

Caso seja identificada a necessidade de aquisição corrimão de inox para escada e direcionar para o almoxarifado pode resultar em melhoria e retenção de pontos fortes existentes nas equipes de trabalho.

7.   Formule sugestões de melhoria no contexto

Um ponto-chave é apresentar sugestões de melhoria com base em evidências claras e resultados que podem ser apresentados dentro de um contexto comportamental ou organizacional.

Essa é uma forma para que os funcionários reconheçam e identifiquem como parte dos processos de trabalho, o que aumenta as chances de sucessos sobre a implementação de um plano de auditoria empresarial.

8.   Divida as auditorias em temas

As auditorias de uma empresa podem se tornar muito abrangentes e, por consequência, impraticáveis dentro de um tempo hábil para atender determinadas fiscalizações externas.

Ao aplicar um tema à auditoria, ou mesmo dividir em diferentes assuntos, permite a abordagem de várias questões, que podem ser analisadas de ângulos diversos e com aprofundamento adequado sobre os assuntos tratados.

Se a questão for a inserção no mercado em que atua, como a venda de artefatos de cimento praticado no mercado que destoa da concorrência, a auditoria vai apontar onde está o erro e tentar ajustar o valor e alcançar o patamar dentro dos parâmetros possíveis.

9.   Use a tecnologia a favor

Há empresas que oferecem o desenvolvimento de software personalizado para aplicação e gerenciamento de uma auditoria, tanto interna quanto externa.

Todas as informações que os auditores precisam, como habilidades empresariais, tarefas recorrentes e certificados de funcionários ficam à disposição em um sistema centralizado.

Dessa forma, evita vascular pilhas de documentos para encontrar dados e informações necessárias para uma auditoria.

Benefícios para a empresa e todos ao redor

As organizações que contratam ou formalizam uma equipe para a auditoria empresarial podem refinar ou aprimorar áreas distintas do negócio em que estão inseridas.

De forma devidamente aplicada, esse processo pode ajudar uma clínica que realiza cirurgia de vesícula a obter financiamento e investimento de terceiros, certificações e regularizações governamentais.

Os benefícios vão além, como proporcionar ajustes sobre a produtividade e garantir a implementação de melhorias para conformidade fiscal, planejamento tributário e identificação de práticas contábeis inadequadas.

Outro benefício relacionado à auditoria se refere a descobertas sobre atividades fraudulentas, fornecimento de informações valiosas a investidores e credores, possibilitando maior credibilidade sobre as demonstrações financeiras.

Conclusão

Para finalizar, é importante esclarecer que, quando são empregados auditores externos, estes seguem um conjunto de normas que não se aplica a uma empresa ou organização que os contrata para a realização do trabalho, mas devendo manter todas as informações em sigilo.

A maior diferença entre uma equipe externa com a auditoria empresarial interna é o conceito de independência de quem enxerga todos os processos de fora.

Quando as auditorias são realizadas por terceiros, a opinião do profissional recai sobre itens auditados, desde as finanças de uma empresa, os processos e controles internos, e até mesmo a implementação de software de gerenciamento organizacional.

O relatório de um curso design gráfico online, ou qualquer outro modelo de negócio empresarial, se mostra franco e honesto, sem afetar de forma direta as relações de trabalho dentro da empresa, tendo um olhar mais amplo.

No caso de auditores internos, o objetivo maior está na realização de mudanças gerenciais e melhorias sobre os controles internos e, assim, garantir a conformidade dentro da lei e dos regulamentos.

Além disso, em ambos os casos, tanto a auditoria empresarial interna quanto externa, a ideia principal é manter relatórios financeiros e coleta de dados de forma precisa e oportuna.

Como benefício, por fim, permite que gestores, líderes e corpo diretor possam identificar falhas sobre o controle interno ou nos relatórios financeiros e corrigi-los, antes de passar por uma auditoria externa e fiscalização governamental.

A auditoria empresarial exige um planejamento cuidadoso que deve ser acompanhado por um grupo mentor, com suporte e ferramentas certas para garantir o bom andamento de qualquer organização.