A vida passa muito rápido para quem possui diversas atividades e comprometimentos, sejam sociais, pessoais ou educacionais. Aplicar o método pomodoro ao longo do dia pode tornar tudo mais produtivo e organizado, possibilitando que encontre mais tempo para descansar ou se dedicar a novos hobbies.

De acordo com a rotina de uma pessoa, e conforme o dia a dia e responsabilidades evoluem, não é incomum que surjam problemas de gerenciamento de tempo no trabalho.

Mesmo que tenha acordado e bem disposto, uma terceira pessoa, um evento estressante ou uma situação de última hora faz com que os prazos deixem de ser cumpridos, o horário da refeição passa e até mesmo as atividades físicas ficam em segundo plano.

A implementação do método pomodoro serve para aquelas pessoas que encontram pequenas distrações e, muitas vezes, atrapalham todo um dia de trabalho. Ou então para quem trabalha como um workaholic e não encontra um ponto de produtividade ideal.

Ainda há profissionais, principalmente, que possuem muitas tarefas a cumprir, ou acreditam piamente que podem fazer tudo dentro de um único turno de trabalho.

Contudo, cada vez mais há a compreensão de que o foco em atividades específicas por dados momentos é muito mais eficiente para ordenar as demandas.

Do que se trata o método pomodoro?

O método pomodoro foi desenvolvido no final da década de 1980 pelo então estudante universitário Francesco Cirillo.

Lutando para se concentrar nos estudos e concluir as tarefas, Cirillo se sentiu sobrecarregado e decidiu se comprometer com apenas 10 minutos de tempo de estudo completamente focado no tópico.

Encorajado pelo próprio desafio, ele encontrou um cronômetro de cozinha em forma de tomate (pomodoro, em italiano) e assim nasceu o método pomodoro.

A simplicidade é a maior força dessa técnica de organização de tempo e concentração em tarefas únicas e específicas, e pode ser resumida em alguns pontos:

  • Desenvolva uma lista de tarefas;
  • Tenha um cronômetro;
  • Defina um tempo de 25 minutos;
  • Conclua a tarefa proposta nesse período;
  • Quando não for concluída, sinalizar;
  • Faça uma pausa de 5 minutos;
  • Repita por 4 pomodoros (de modo a continuar as atividades ou concluir a anterior);
  • Descanse entre 15 e 30 minutos.

O tempo corrido de trabalho concentrado em 25 minutos é o núcleo do método pomodoro. Ainda assim, há 3 outras regras para tirar o máximo proveito de cada intervalo.

1. Decomponha projetos complexos

Se uma tarefa requer mais de 4 pomodoros, ela precisa ser divida em etapas menores e acionáveis. Aderir a essa regra ajudará a garantir um progresso claro no desenvolvimento dos projetos e atividades planejadas, trazendo uma visão clara das atividades e permitindo um bom desenvolvimento da tarefa.

Ou seja, a ação permite uma maior clareza sobre aspectos como:

  • Tempo despendido em cada atividade;
  • Complexidade de tarefas;
  • Formas de organizar melhor a rotina;
  • Identificar períodos de maior concentração e produtividades;
  • Necessidade de subdividir algumas atividades.

Assim, todo o processo se dá sem cobranças excessivas e dentro de prazos pré-determinados, trazendo mais qualidade a todo o fluxo.

2. Pequenas tarefas andam juntas

Quaisquer tarefas que levem menos de um pomodoro devem ser combinadas com outras atividades mais simples.

Enquanto verifica o pagamento do aluguel, é possível solicitar uma consulta com um sistema protheus e ler um artigo de jornal sobre a empresa em que trabalha no portal de notícias, focando em cada uma das atividades de cada vez, mas otimizando o tempo daquele ciclo com atividades menos complexas.

3. Um pomodoro definido não deve ser quebrado

O pomodoro é uma unidade de tempo indivisível e não pode ser quebrado, especialmente para checar e-mails recebidos no tablet, chats de equipe no computador ou mensagem de texto no celular smartphone.

Caso apareçam idéias, tarefas ou pedidos nesse intervalo de tempo devem ser anotados para um retorno dentro de um pomodoro definido.

Ainda assim, há interrupções que podem ser inevitáveis, e isso pede uma pausa de cinco minutos para, então, voltar ao pomodoro em que se está inserido.

Apesar disso, é preciso identificar as urgências que realmente demandam atenção pontual, mas que podem ser ajustadas dentro dos ciclos seguintes, conciliando o método às demandas – e vice-versa.

De forma ideal, é importante acompanhar as interrupções internas e externas conforme elas acontecem e, na medida do possível, evitá-las na próxima sessão pomodoro.

No fundo, o método pomodoro é uma técnica simples, e tem todas as características para se colocar a mente no lugar para terminar as tarefas em tempo hábil e aproveitar melhor o dia, afinal, entende-se que o foco é o principal fator para executar as tarefas com clareza, agilidade e qualidade.

Dicas para organização pessoal de tempo

A beleza do método pomodoro é que ele fornece uma técnica direta que é facilmente compreensível e acessível, podendo ser adaptada ao dia a dia e, de uma maneira ou de outra, é realmente simples colocar em prática.

Para inserir na rotina de trabalho, ou mesmo nas tarefas domésticas, o método pomodoro pode ser aplicado para melhor organização pessoal de tempo, com dicas fáceis de serem seguidas.

1. Descubra como o tempo está sendo gasto

A partir do momento que uma pessoa se propõe a organizar e gerenciar o tempo, é preciso descobrir como ele está sendo gasto.

Precisa comprar peças para máquina de lavar e não conhece nenhum fornecedor? Se antecipe e faça uma pesquisa prévia para incluir a loja especializada no trajeto entre a residência e o local de trabalho, por exemplo.

Como tentativa, entre erros e acertos, é possível rastrear as atividades diárias, ao menos por uma semana, para compreender o que toma mais tempo, e o que pode ser feito em poucos minutos, reconhecendo os tempos, preferências e até hábitos.

2. Crie uma programação diária de compromissos

Essa etapa é crucial para quem pretende seguir o método pomodoro, pois é possível estabelecer uma lista de tarefas de forma organizada.

Ao final do dia de trabalho, se tiver um tempo sobrando, antecipe-se e comece a trabalhar logo que chegar ao escritório, ou à oficina, ou à linha de produção.

3. Priorize as tarefas com sabedoria

Determine o que é prioridade caso seja gestor de uma empresa terceirizada de limpeza, a começar com a eliminação de tarefas que podem ser executadas pela equipe de trabalho.

A seguir, identifique entre 3 e 4 tarefas que se mostram mais importantes, e dê prioridade dentro do prazo dos primeiros ciclos do método pomodoro.

Isso garante que tudo que for essencial terá uma conclusão satisfatória.

4. Agrupe tarefas semelhantes

Ligar para fornecedores, parceiros comerciais e identificar em um canteiro de obras se chegou o solo grampeado conforme combinado, são atividades que podem ser realizadas com o tópico “Telefonema”.

O mesmo vale para verificar a caixa de e-mails, e responder a todos na medida do possível, conforme o encaminhamento das tarefas e dos projetos que estão em evidência.

5. Evite absorver multitarefas

Tentar responder sobre toda a responsabilidade de uma empresa pode ser cansativo, estressante e manter tudo fora de foco.

Quando se trata de um empreendedor, a absorção de multitarefas pode ser um caminho a seguir, principalmente no início.

No entanto, há determinados trabalhos que dependem de terceiros, como a contabilidade e a entrega de matéria-prima dentro do prazo combinado.

Logo, nem todas as tarefas são de responsabilidade do empreendedor e, por isso mesmo, deve ser deixado a cargo de quem realmente precisa cumprir o contrato.

6. Siga o ritmo do método pomodoro

Dentro de um ciclo pomodoro, de 25 minutos, é possível que um engenheiro ou arquiteto tenha como prioridade pesquisar sobre um muro pré moldado praticado no mercado e qual o custo quando comprado em grande quantidade.

Isso pode ser aplicado dentro da agenda de tarefas e conforme os ciclos, no ritmo que a técnica estabelece.

Assim, é possível organizar e gerenciar o tempo da melhor forma possível, fazendo com que as tarefas sejam concluídas seguindo o ritmo do método pomodoro.

7. Respeite as pausas e faça alongamento

Essa é uma parte agradável dentro do planejamento proposto pelo método pomodoro. As pausas de 5 minutos entre os ciclos servem para sair da frente do computador, das planilhas ou da linha de produção, promovendo um rápido descanso ao cérebro antes que se concentre em outra tarefa, não o sobrecarregando de informações.

Pense sobre o curso de Avcb bombeiro que está sendo estudado por benefício próprio, criando um espaço para meditar e fugir, mesmo que por alguns minutos, do ambiente de trabalho, ainda que mentalmente.

Ao terminar uma tarefa, vale a pena respirar fundo, fazer alongamento nos membros, e até mesmo uma pausa para ir ao banheiro.

8. Aprenda a dizer não

Cada pessoa possui uma responsabilidade como indivíduo, como profissional, como amigo e como familiar.

No ambiente de trabalho, caso seja necessário resolver a instalação de uma selante para radiador, é preciso verificar quem são os responsáveis e falar não quando for necessário.

Um projeto imobiliário desenvolvido por um escritório voltado para a área da construção civil possui diversos profissionais que atuam na área e, de uma forma ou de outra, são responsáveis pelo andamento das obras.

Se for preciso dizer não, utilize todos os argumentos. Caso seja necessário uma reunião, estabeleça o método pomodoro como um limitador de tempo para encontrar a melhor solução possível.

9. Mantenha o espaço de trabalho organizado

A organização do tempo está relacionada com o ambiente de trabalho físico. Afinal de contas, é preciso se encontrar enquanto realiza as tarefas propostas para cada ciclo do método pomodoro.

Sendo assim, é preciso ter os equipamentos adequados, e as ferramentas necessárias para a produção de um trabalho conforme especificado.

10. Elimine qualquer tipo de distração

Um profissional responsável pela área de almoxarifado que tem como tarefa comprar Eps isopor para um laboratório de pesquisa não pode se distrair com redes sociais, navegação na internet, conversas paralelas ou troca de mensagens com amigos e familiares no celular.

Para cumprir o método pomodoro, o melhor é eliminar qualquer tipo de distração, e manter o foco nas tarefas realmente necessárias.

Conclusão

Caso a pessoa possua uma rotina que inclui atividades que exigem concentração e foco por mais de 25 minutos, como indicado pelo método pomodoro, o melhor a fazer é buscar alguma outra técnica para a organização pessoal de tempo.

Por ser um método que exige pausas em períodos programados, isso pode interromper um fluxo de pensamento ou uma atividade que precisa ser contínua. Ao invés de revigorar, pode acabar criando ainda mais pressão e aumentar o nível de estresse.

Assim como uma ferramenta é tão eficiente quanto quem a empunha, o método pomodoro é uma técnica de gerenciamento de tempo que funciona de forma eficaz, quando implementada de forma correta.

Por fim, e mais importante, vale conhecer a fundo o método pomodoro, identificar como é um dia típico de trabalho, e buscar organizar o tempo pessoal e ir ajustando conforme a pessoa se sentir mais confortável e perceber que a técnica, enfim, está funcionando nas suas necessidades, com as adequações necessárias.