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Você já parou para pensar em como os problemas internos podem afetar os resultados da sua empresa? Se sim, está na hora de conhecer o backoffice. Essa é uma área responsável por garantir a operacionalidade do negócio, cuidando dos mínimos detalhes de todo o processo, resolvendo problemas rotineiros nas empresas. Seus procedimentos são essenciais para os processos internos, influenciando o lucro da instituição e na satisfação do cliente diretamente.

Portanto, priorizar o investimento em profissionais capacitados que sejam responsáveis pela operacionalização é extremamente importante. Confira!

O que é backoffice?

A palavra em inglês que pode ser traduzido como “retaguarda”, o backoffice é importante em qualquer atividade que movimente mercadorias ou preste serviços. O termo se refere ao conjunto de funções e atividades em uma empresa que acontecem sem que o cliente tenha conhecimento e nenhum contato direto.

Analise a operação de uma empresa tradicional, onde há o contato com o cliente, ele realiza o pedido, o estoque é acionado, a logística realiza a entrega, fazendo o consumidor planejar sua próxima compra. Se houver qualquer falha ou atraso em uma dessas etapas, você coloca todo o processo em risco, saindo até mesmo no prejuízo.

A função exerce o papel de suporte e é através do backoffice que o gestor previne e corrige possíveis erros na operação que possam afetar seus resultados. Portanto, essa atividade é indispensável para garantir a continuidade das operações.

Desde de o setor de tecnologia, financeiro, de logística e até mesmo marketing, são responsáveis por oferecer suporte nos bastidores para que a empresa continue dando sequência às suas atividades e operações.

A importância do backoffice nas empresas

Quando falamos em processos administrativos, é necessário ter em mente que um erro isolado pode se tornar uma verdadeira bola de neve. Portanto, com uma rotina estabelecida, é mais fácil reconhecer quando alguma peça sai dos trilhos, tendo tempo para agir e evitar o impacto negativo em todas as outras fases de um ciclo produtivo. Afinal, o time do backoffice identifica os gaps, agem antes, agem rapidamente e, muitas vezes, resolvem o problema antes que ele aconteça.

Esse processo se torna possível graças as análises geradas a partir de dados, colhidos através de sistemas de gestão (ERP) e ferramentas tecnológicas. Existem sistemas para cada segmento, por exemplo, se você tiver uma farmácia, você vai precisar de um sistema para farmácia, se for do setor moveleiro um sistema para loja de móveis vai te ajudar, e assim por diante. Confira algumas das aplicações do backoffice:

  • E-commerce: auxilia no fluxo da empresa. Por exemplo, se o item estiver esgotado será possível identificar a falta do produto automaticamente antes da compra;
  • Loja de móveis: auxilia na organização de todos os processos, desde a venda, fabricação do pedido e logística de entrega;
  • Indústria: o backoffice tem atuação direta sobre equipamentos e máquinas, proporcionando uma gestão que atenda todas as necessidades operacionais;
  • Varejo: organiza demandas dos colaboradores e soluciona problemas de faturamento e cobrança, atuando como suporte administrativo.

Sistema para gestão de backoffice

Como vimos neste artigo, cuidar do backoffice é tarefa prioritária em qualquer negócio, mesmo naqueles de pequeno porte. A melhor forma de fazer isso é modernizando a maneira como conduz as operações.

Essa etapa é responsável por muitas tarefas manuais, burocráticas e repetitivas, necessárias para manter a operação rodando. Portanto, para colocar em prática e otimizar essa rotina, o ideal é contar com um sistema ERP, conforme falamos acima.

Esse software de gestão facilitará e automatizará as atividades de retaguarda administrativa, permitindo direcionar os funcionários a outras tarefas, como atendimento e captação de novos clientes.

A tecnologia existe e está ao seu alcance para solucionar todas as falhas que ainda prejudicam seus resultados. Agora que sabe o que é backoffice, não continue correndo riscos desnecessários.

Invista em inovação 😉


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